Envobyte Ltd.

Envobyte Ltd., খুলনায় অবস্থিত একটি সফটওয়্যার কোম্পানি, একজন নির্ভরযোগ্য ও দায়িত্বশীল Office Assistant খুঁজছে। এই পদে নির্বাচিত ব্যক্তি অফিসের দৈনন্দিন কার্যক্রম পরিচালনা, Basic IT Support, প্রশাসনিক সহায়তা এবং অফিসের পরিবেশ ও সরঞ্জাম সঠিকভাবে রক্ষণাবেক্ষণে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবেন। Key Responsibilities ১. দৈনন্দিন অফিস কার্যক্রম ✔ প্রতিদিন নির্ধারিত সময়ের আগে অফিস খোলা এবং অফিস শেষে যথাযথভাবে বন্ধ করা। ✔ অফিসের আসবাবপত্র, যন্ত্রপাতি ও কর্মপরিবেশ দৈনন্দিন কাজের জন্য প্রস্তুত রাখা। ✔ দরজা, জানালা, লাইট, শীতাতপ নিয়ন্ত্রণ যন্ত্র (AC) এবং অন্যান্য অফিস সরঞ্জাম যথাসময়ে চালু ও বন্ধ নিশ্চিত করা। ✔ কর্মকর্তা, কর্মচারী ও অতিথিদের সময়মতো চা, পানি এবং প্রয়োজনীয় অন্যান্য সেবা প্রদান করা। ✔ অফিসের দৈনন্দিন পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও সুশৃঙ্খল পরিবেশ বজায় রাখতে সহযোগিতা করা। ২. মৌলিক IT ও প্রযুক্তিগত সহায়তা ✔ নতুন কম্পিউটার, মনিটর, প্রিন্টার ও অন্যান্য প্রয়োজনীয় IT যন্ত্রপাতি স্থাপনে সহায়তা করা। ✔ কম্পিউটার ও অফিসের প্রযুক্তিগত সরঞ্জাম নিয়মিত পর্যবেক্ষণ করা এবং সাধারণ সমস্যার সমাধানে সহায়তা করা। ✔ যন্ত্রপাতিতে কোনো সমস্যা দেখা দিলে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষকে অবহিত করা এবং প্রয়োজনীয় মেরামতের ব্যবস্থা করতে সমন্বয় করা। ৩. অফিস সামগ্রী ও সম্পদ ব্যবস্থাপনা ✔ কলম, কাগজ, ফাইলসহ প্রয়োজনীয় অফিস সরঞ্জামের স্টক ও হিসাব সংরক্ষণ করা। ✔ অফিসের আসবাবপত্র, IT equipment এবং অন্যান্য সম্পদের তালিকা নিয়মিত সংরক্ষণ ও আপডেট করা। ✔ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন অনুযায়ী প্রয়োজনীয় অফিস সামগ্রী ক্রয় করা। ✔ কোনো অফিস সামগ্রী হারিয়ে গেলে, নষ্ট হলে বা অকার্যকর হলে দ্রুত কর্তৃপক্ষকে জানানো। ✔ প্রয়োজনীয় মেরামত বা সরবরাহের জন্য সংশ্লিষ্ট vendor বা supplier-এর সঙ্গে যোগাযোগ ও সমন্বয় করা। ✔ অফিসের প্রয়োজনীয় সামগ্রী শেষ হওয়ার আগেই কর্তৃপক্ষকে অবহিত করা। ৪. সাধারণ প্রশাসনিক সহায়তা ✔ Management ও কোম্পানির সদস্যদের দৈনন্দিন অফিসিয়াল কাজে প্রয়োজনীয় সহায়তা প্রদান করা। ✔ অফিস-সম্পর্কিত ছোটখাটো কাজ, বিল পরিশোধ এবং প্রয়োজনীয় পণ্য বা সামগ্রী সংগ্রহ করা। ✔ অফিসের ফাইল, নথিপত্র ও সংরক্ষণ স্থান সুশৃঙ্খলভাবে গুছিয়ে রাখতে সহায়তা করা। ✔ অতিথি বা চাকরিপ্রার্থী অফিসে উপস্থিত হলে প্রয়োজনীয় প্রাথমিক সহায়তা ও সহযোগিতা করা। ✔ কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা অনুযায়ী অন্যান্য অফিসিয়াল ও প্রশাসনিক দায়িত্ব পালন করা।

Manage the complete recruitment cycle for software engineers, QA professionals, UI/UX designers, and other organizational positions. Screen, interview, and evaluate candidates based on technical expertise, experience, and organizational culture fit. Develop and maintain a strong talent pool through job portals, employee referrals, professional networking, and other sourcing channels. Design, update, and implement HR policies and procedures in line with business objectives and applicable labor laws. Oversee employee onboarding, orientation, probation, confirmation, and separation processes. Coordinate performance appraisals and KPI assessments in collaboration with department heads and team leaders. Maintain accurate employee information, employment contracts, personnel files, HR databases, and other confidential records. Address employee concerns, grievances, disciplinary matters, and workplace compliance issues professionally. Supervise daily administrative activities, office operations, attendance tracking, leave management, and employee coordination. Ensure adherence to applicable labor regulations, internal policies, and statutory compliance requirements. Oversee payroll preparation, salary disbursement, employee expenses, reimbursements, and supporting financial documentation. Coordinate and communicate with external stakeholders such as auditors, legal consultants, vendors, and service providers.

Manage the complete recruitment process, including interview scheduling, candidate communication, and follow-up. Maintain accurate employee attendance, leave records, personnel files, and other HR-related documentation. Coordinate employee onboarding, joining procedures, and orientation programs. Prepare and maintain HR letters, reports, notices, and various administrative documents. Handle employee relations, workplace discipline, and ensure proper implementation of company policies. Oversee routine office administration and ensure smooth day-to-day operational activities. Coordinate office supplies, vendors, procurement, maintenance, and other administrative requirements. Safeguard employee records, company documents, and other confidential information. Maintain basic records of expenses, bills, invoices, and payment-related documents. Assist with payroll preparation, employee reimbursements, expense management, and basic accounting activities. Provide administrative and coordination support to management on HR, compliance, office operations, and internal matters.